Erster Ansprechpartner:in für Besucher, externe Partner sowie Kolleg:innen in Deutschland und aus unserem UK HQ
Verantwortung für den reibungslosen täglichen Büroablauf, inklusive Empfangstätigkeiten, Postbearbeitung und Zugangskontrollen
Verwaltung und Neuverhandlung von Verträgen mit Dienstleistern und Gebäudemanagement sowie Sicherstellung der laufenden Büroinstandhaltung
Koordination von Arbeitsplatzzuweisungen, Zugangskarten und Unterstützung für Besuchende (Reise- und Unterkunftsorganisation)
Entwicklung, Implementierung und Optimierung von Büroprozessen, Richtlinien und standortbezogener interner Kommunikation
Verwaltung von Büromaterialien, Bestellungen, Wareneingängen sowie Pflege von Lieferanten- und Bestellinformationen in Zusammenarbeit mit Procurement
Organisation interner Veranstaltungen, Workshops und Meetings sowie Sicherstellung der räumlichen und technischen Vorbereitung
Unterstützung von Kultur- und Mitarbeiterinitiativen wie Gesundheitsaktionen, Team-Events und internen Austauschformaten

Erfahrung im Office Management, in der Büroorganisation oder in einer vergleichbaren administrativen Rolle
Ausgeprägte Service- und Hands-on-Mentalität mit Freude am direkten Kontakt zu internen und externen Stakeholdern
Sehr gute organisatorische Fähigkeiten sowie die Fähigkeit, mehrere Aufgaben strukturiert und zuverlässig parallel zu bearbeiten
Sicherer Umgang mit Dienstleistern, Facility-Management-Themen und grundlegenden kaufmännischen Prozessen (Bestellungen, PO-Handling, Budgetgrundlagen)
Kommunikationsstark – sowohl schriftlich als auch mündlich – und souverän im Umgang mit internationalen Teams
Hohe Eigeninitiative, Problemlösungskompetenz und Verantwortungsbewusstsein für einen reibungslosen Büroablauf
Routine im Umgang mit MS Office sowie Erfahrung mit gängigen Office- oder Beschaffungssystemen
Teamorientierte Persönlichkeit, die gerne Kultur- und Teambuilding-Initiativen unterstützt und aktiv mitgestaltet
Gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Office Manager (m/w/d)