Aufgaben
- Organisatorische und administrative Aufgaben sowie Sicherstellung eines professionellen Informations- und Kommunikationsmanagements
- Verwaltung / Dokumentation von Vollmachten, Rollen und Berechtigungen, unter Einhaltung interner Richtlinien
- Pflege von zentralen Bereichsdokumente und Schnittstellenfunktion zum integrierten Managementsystem (IMS)
- Gestaltung Onboarding neuer Kollegen
- Übernahme Rolle Experte im Fremdpersonalmanagement, Vorgaben entwickeln und Unterstützungsangebote für die Zusammenarbeit mit externen Fachkräften und Einhaltung der relevanten Compliance Anforderungen ermöglichen
- Schulungs- und Trainingsbedarfe des Bereichs organisieren und eigenständig Trainings durchführen
- Pflege und Weiterentwicklung von SharePoints (Zugriffsrechte, Erstellung Infoseiten, Prozessdarstellungen und standardisierte Dokumentenvorlagen)
- Bereichsübergreifende Unterstützung bei kaufmännischen Fragestellungen, steuerlich korrekte Abrechnung Dienstreisen, Auslagen, Bewirtungen und Veranstaltungen (z.B. SAP, Mobile Expense)
- Übernahme Rolle als Zeitbeauftragte für den Bereich Projekte, Sicherstellung Einhaltung arbeitsrechtlicher Vorgaben
- Weiterentwicklung der Arbeits- und Unternehmenskultur
Profil
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder ein vergleichbares Studium, idealerweise fundierte Berufserfahrung in einer Assistenz- oder Managementunterstützungsfunktion
- Eigenständiges, organisiertes, sorgfältiges und detailorientiertes Arbeiten, Fähigkeit Prioritäten vorausschauend und zuverlässig zu setzen
- Souveräne, adressatengerechte und verbindliche Kommunikation - schriftlich wie mündlich - und fließende Deutschkenntnisse
- Digitale Affinität und sicher im Umgang mit modernen MS 365 Tools (Outlook, Teams, OneNote, Excel, PowerPoint, SharePoint) sowie mit Daten- und Dokumentenorganisation
- Professionelles Auftreten auf allen Ebenen der Organisation
- Konzeptionelle Fähigkeiten, um Unterlagen, Prozesse, Inhalte und Strukturen professionell aufzubereiten und weiterzuentwickeln
- Sicher im Umgang mit SharePoint Strukturen sowie kaufmännischen Themen und Erfahrung oder Lernbereitschaft in SAP/Mobile Expense, Zeitwirtschaft
- Kenntnisse oder erste Erfahrung in Fremdpersonal /Compliance Prozessen oder Fähigkeit, sich in komplexe Compliance Anforderungen sicher einzuarbeiten
- Freude an Gestaltung von Schulungen und Vorantreiben von Kultur- und Prozessverbesserungen
Benefits
- Eine übertarifliche Bezahlung
- Betriebliche Altersvorsorge
- Chance, ein schnell wachsendes Unternehmen mitzuprägen
- Ein renommiertes Unternehmen mit ausgezeichnetem Ruf
- Betreuung im gesamten Bewerbungsprozess
